Introdução à criação de orçamentos
Para criar um orçamento do seu projeto, você executa cinco procedimentos:
- Em primeiro lugar, você cria recursos do orçamento que representam o orçamento geral do projeto, inclusive recursos de orçamento para custos, trabalho e materiais.
- Em segundo lugar, você atribui os recursos do orçamento à tarefa de resumo do projeto. Dessa maneira, os orçamentos são aplicados ao projeto inteiro.
- Em terceiro lugar, você insere valores para os recursos do orçamento.
- Em quarto lugar, você identifica os outros recursos que deseja controlar e medir em seu projeto em relação aos recursos do orçamento geral. Você identifica os recursos agrupando todos eles (inclusive os recursos do orçamento) de acordo com o tipo de orçamento em relação ao qual eles estão sendo medidos.
- Finalmente, depois de ter classificado todos os recursos de acordo com o tipo de orçamento ao qual eles pertencem, você agrupa os recursos para exibir uma análise comparativa com o orçamento geral que foi configurado para o projeto.
Etapa 1: criar recursos do orçamento para o seu projeto
Para dar um exemplo de como criar um orçamento para o seu projeto, imagine que você deseja criar três recursos de orçamento, denominadosOrçamento-Viagem, Orçamento-Trabalho e Orçamento-Materiais. Os nomes dados a esses recursos de orçamento ajudarão você a distingui-los de outros recursos do projeto quando você classificá-los na Etapa 4.
- Na Planilha de Recursos, crie três recursos a serem usados como recursos de orçamento do projeto.
- Para cada recurso de orçamento, clique em Informações sobre o Recurso.
- Na caixa Informações sobre o Recurso, crie o tipo de recurso de orçamento desejado clicando no tipo na lista Tipo e, em seguida, marcando a caixa de seleção Orçamento.
- Clique em OK.
Etapa 2: Atribuir os recursos do orçamento à tarefa de resumo do projeto
Para mostrar o orçamento alocado para o projeto inteiro, você deve atribuir todos os recursos do orçamento para a tarefa de resumo do projeto:
- No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
- No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Exibir.
- Na seção Opções de estruturas de tópicos, clique em Mostrar Tarefa de Resumo do Projeto.
- Clique em OK.
- Selecione a tarefa de resumo do projeto e clique em Atribuir Recursos
.
- No campo Nome do Recurso, selecione os recursos de orçamento que você criou na primeira etapa e clique em Atribuir.
DICA Se você tiver muitos recursos de vários tipos, mas desejar mostrar apenas os recursos de orçamento, clique em Opções da lista de recursos
. Marque a caixa de seleção em Filtrar por e clique em Recursos de Orçamento na lista.
. Marque a caixa de seleção em Filtrar por e clique em Recursos de Orçamento na lista.- Depois de atribuir os recursos de orçamento à tarefa de resumo do projeto, clique em Fechar.
Etapa 3: inserir valores para os recursos de orçamento
- No menu Exibir, clique em Uso do Recurso.
- No modo de exibição Uso do Recurso, digite valores de orçamento, inserindo primeiramente colunas para os campos Custo de Orçamento e Trabalho de Orçamento:
- No menu Inserir, clique em Coluna.
- Na caixa Nome do campo, clique em Custo de Orçamento e, em seguida, clique em OK. Repita essas duas etapas para inserir uma coluna para o campo Trabalho de Orçamento.
DICA Se as atribuições dos recursos estiverem ocultas, clique no símbolo da estrutura de tópicos da tarefa para exibi-las.
para exibi-las.- Na linha que representa a tarefa de resumo do projeto, digite valores para orçamentos de custo e de trabalho.
OBSERVAÇÃO Lembre-se de que o campo Trabalho de Orçamento inclui valores de trabalho e de recursos materiais. Para um recurso de trabalho, o orçamento é calculado em horas. Para um recurso material, o orçamento é calculado de acordo com o rótulo do material criado para o recurso material. Por exemplo, um orçamento de concreto com valor igual a 20 que tem um rótulo de material igual a toneladas é exibido como 20 toneladas no campoTrabalho de Orçamento.
Você também pode inserir valores de trabalho de orçamento e de custo de orçamento para um período específico usando a porção dividida em fases do modo de exibição Uso do Recurso. Esse método é útil para especificar, por exemplo, que você deseja alocar uma determinada quantidade de dinheiro por mês ao longo de toda a duração do projeto.
- No menu Formatar, clique em Estilos de Detalhe.
- Na caixa Campos disponíveis, clique em Custo de Orçamento e, em seguida, clique em Mostrar. Repita essas duas etapas para inserir uma coluna para o campo Trabalho de Orçamento.
- Clique em OK.
Os campos Trabalho de Orçamento e Custo de Orçamento aparecem como linhas. Insira valores de orçamento por período de tempo. Lembre-se de que você pode inserir valores apenas para a tarefa de resumo do projeto.
Etapa 4: classificar custos de recursos de acordo com o tipo de orçamento
Nesta etapa, você classificará todos os recursos, inclusive recursos de orçamento, de acordo com o tipo de orçamento ao qual cada um pertence. Isso é feito por meio da criação de um campo de texto personalizado que contém palavras ou frases de identificação para cada tipo de orçamento. Depois de cada recurso ser classificado dessa maneira, na próxima e última etapa, você agrupa os tipos de orçamento para fazer uma análise comparativa entre eles e o orçamento geral.
- No menu Exibir, clique em Planilha de recursos.
- Crie um campo de texto personalizado que conterá uma palavra ou frase de identificação para o tipo de orçamento ao qual pertencem os recursos:
- No menu Ferramentas, aponte para Personalizar e clique emCampos.
- Na caixa de diálogo Campos Personalizados, clique em Recursoe na lista Tipo, clique em Texto1 (ou em qualquer outro campo de Texto, desde Texto1 até Texto30).
- Clique em Renomear para renomear o campo para refletir a categoria de orçamento que você deseja agrupar, como Tipo de Orçamento.
- Selecione a opção Rolar para baixo, a menos que seja especificado manualmente e clique em OK.
- Adicione o campo de texto do recurso personalizado ao modo de exibição Planilha de Recursos.
- No modo de exibição Planilha de Recursos, para cada recurso (inclusive recursos de orçamento), digite uma palavra ou frase de identificação no campo personalizado que identifica o tipo de orçamento desse recurso.
Por exemplo, para cada pessoa em seu projeto que esteja trabalhando ativamente em tarefas, você pode usar a palavra Trabalho para denotar o tipo de orçamento. Para cada recurso material, você pode usar a palavraMateriais. Para cada recurso de custo que envolve viagem, você pode usar a palavra Viagem.
OBSERVAÇÃO Certifique-se de usar essas mesmas palavras ou frases de classificação para os recursos de orçamento atribuídos à tarefa de resumo do projeto, bem como para os recursos materiais, de trabalho e de custo individuais.
Um campo personalizado denominado Tipo de Orçamento foi adicionado à planilha de Recursos.
Todos os recursos de viagem, inclusive o recurso de orçamento denominado Orçamento-Viagem, são classificados como pertencentes ao mesmo tipo de orçamento.As palavras e frases de classificação que você digitou no campo personalizado serão usadas para agrupamento na próxima etapa.
Etapa 5: agrupar recursos para exibir uma análise comparativa com orçamento
- No menu Exibir, clique em Uso de Recursos.
- No menu Projeto, aponte para Agrupar por e clique emPersonalizar Agrupar por.
- Na caixa de diálogo Personalizar Agrupar por, na coluna Nome do Campo, clique no nome do campo de texto do recurso personalizado que você criou na Etapa 4 e clique em OK.
Os recursos são agrupados por tipo de orçamento. Você agora pode exibir uma análise comparativa do custo dos recursos com o orçamento geral que você estabeleceu para o projeto na Etapa 3.
O orçamento total para trabalhar ao longo de todo o projeto. A quantidade total de trabalho de todos os recursos no projeto. O trabalho atribuído ultrapassa o orçamento em 24 horas.
A quantidade total de trabalho atribuído a Pedro. DICA Você também pode exibir um relatório gráfico do seu orçamento. No menu Relatório, clique em Relatórios Visuais. Na caixa de diálogoRelatórios Visuais, clique na guia Uso de Atribuições e clique emRelatório de Trabalho de Orçamento ou Relatório de Custo de Orçamento. Clique em Exibir para ver o relatório.
